Para quienes trabajan con atención por WhatsApp y agenda: ¿cómo ordenan las consultas cuando entran por varios canales y todas parecen urgentes?

Estoy armando una forma simple de registrar nombre, motivo, fecha límite y estado de cada pedido, sin obligar a un negocio pequeño a aprender un software complicado. Me serviría conocer qué dato nunca puede faltar y en qué momento conviene pasar la conversación a una planilla o tablero. La idea es que el cliente reciba respuesta y que nada quede perdido entre mensajes.